Thư đến bị chuyển vào spam – Nguyên nhân và cách khắc phục

Email Marketing là kênh khá lâu đời và thuộc vào hàng rẻ nhất trong các kênh Digital Marketing, nhưng để triển khai thành công các chiến dịch Markteting qua Email không phải dễ. Đại đa số chúng ta đều sẽ gặp chung 1 nguyên nhân rất đau đầu đó là: thư đến bị chuyển vào spam

Thông thường, khi gặp trường hợp này thì các bạn đều chấp nhận tiếp tục spam, hoặc bỏ hẳn kênh email với lí do kênh này không hiệu quả, tỉ lệ chuyển đổi quá thấp và không mang về khách hàng. So sad, thật sự là cả 2 lựa chọn này không có lựa chọn nào tối ưu cả.

Chính vì vậy, bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu được nguyên nhân tại sao email lại vào mục spam, cách khắc phục nếu bạn đang gặp phải nguyên nhân đó. Và cuối cùng là cách gửi mail không vào spam (hạn chế tỉ lệ vào spam).

Nếu tới đây bạn có câu hỏi thế thì làm sao để biết email vào spam thì bạn có thể xem bài viết:

Nguyên nhân thư đến bị chuyển vào spam

Dưới đây sẽ là 11 nguyên nhân tạm được chia thành:

• Nguyên nhân do kĩ thuật: Chưa cấu hình xác thực domain (spf. dkim,…), domain bị dính blacklist, địa chỉ IP bị dính spam
• Nguyên nhân do triển khai: không được quyền gửi mail, người nhận thư không nhớ bạn là ai, tỉ lệ mở email thấp, thời gian email của người dùng được sử dụng thấp, không có nút unsubscribe, chứa keyword mang tính spam, sử dụng mail html, dùng template có sẵn

Chưa cấu hình xác thực domain để gửi mail không bị vào spam (SPF, DKIM,…)

Cấu hình xác thực domain nghĩa là khai báo cho cổng gửi mail (SMTP) biết rằng mình là người sở hữu domain này và  khi email tới mailbox của người dùng thì gmail/outlook,… sẽ biết được email này được gửi từ ai.

Ví dụ, khi TriggerM gửi email tới người dùng sử dụng Gmail thì Gmail sẽ biết được email này được gửi từ triggerm.digital. Từ đó, email sẽ được tăng độ uy tín hơn (do triggerm.digital được xem như là 1 thực thế, có các hoạt động trên website)

Để khai báo SPF, DKIM thì mỗi đơn vị cung cấp cổng gửi mail sẽ cung cấp cho bạn các record để thêm vào trình quản lý domain của mình. Ví dụ như hình bên dưới:

Sau khi verify thành công và gửi mail thì bạn có thể thấy như hình bên dưới: “được gửi bởi: triggerm.digital”

Cho nên, nếu bạn đang dùng tài khoản gmail cá nhân để gửi email marketing thì mình nên thay đổi ngay qua email theo domain để sử dụng hiệu quả hơn nhé.

Giải pháp

Đây là nguyên nhân khiến thư đến bị chuyển vào spam rất hay gặp nhưng hầu hết các bạn không biết vì không nắm rõ kỹ thuật. Phần này bạn cần có chút kinh nghiệm về các record trong quản trị domain để có thể add các record của nhà cung cấp cổng gửi mail đưa cho bạn.

Domain bị đánh dấu là blacklist

Trường hợp này là do trong quá khứ, domain của bạn đã đi spam quá nhiều và đã bị đánh blacklist. Trường hợp này khá khó để whitelist domain.

Bạn có thể kiểm tra tình trạng blacklist của domain tại đây mxtoolbox.com

Giải pháp

Bạn có thể tạo sub-domain để warmup tăng tỷ lệ vào inbox trước khi gửi mail với số lượng lớn hơn hoặc mua 1 domain mới để sử dụng là nhanh gọn nhất.

Không được sự cho phép gửi mail của khách hàng

Điều này có nghĩa là người nhận mail không cho phép bạn gửi mail tới họ. Vì vậy, việc đi mua data để gửi là điều không nên. Nguyên tắc số 1 của email marketing là bạn phải được sự đồng ý nhận mail từ khách hàng.

Khi người dùng nhận được email từ người lạ hoắc, gửi thứ họ không quan tâm thì khả năng cao người này sẽ report spam, điều này có thể dẫn đến tài khoản của bạn sẽ bị lock, domain bị giảm điểm uy tín, bị liệt vào blacklist.

Giải pháp

Để được quyền gửi mail, bạn cần có các form “opt – in”, khách hàng sẽ tự nguyện điền thông tin vào các form, qua đó, cho phép bạn gửi email tới họ.

Nếu bạn đang thắc mắc làm sao để có được nhiều người điền vào form opt-in thì bạn có thể đọc thêm bài bên dưới nhé

Người dùng không nhớ bạn là ai?

Có một điều chúng ta cần phải công nhận để tìm giải pháp đó là khách hàng của chúng ta “rất mau quên”. Thật ra, chính các bạn có lẽ cũng đã từng là vị khách hay quên của ai đó rồi. Nghĩa là, bạn lướt facebook, thấy 1 bài post, 1 cái ads để nhận cuốn Ebook chia sẻ kiến thức, bạn click vào, điền form và có thể chỉ vài ngày sau đó họ không còn nhớ bạn là ai nữa.

Điều này dẫn đến sự thật khá buồn là họ sẽ report bạn là spam, mặc dù chính họ đã cung cấp thông tin. Một người có thể không sao nhưng nếu vài chục người cùng report thì bạn cũng có thể bị tình trạng thư đến bị chuyển vào spam.

Giải pháp

Sau khi điền form, sẽ chuyển các đối tượng đó qua 1 trang thank you page cùng với dòng chữ nhắc họ check mail. Ví dụ “Chúng tôi đã gửi tài liệu tới địa chỉ email của bạn, vui lòng kiểm tra email trong tất cả các hộp thư để nhận tài liệu nhé” cùng với đó là Tự động phản hồi 1 email ngay lập tức sau khi họ điền form.

 

Tiếp theo đó sẽ tự động đưa họ vào 1 chuỗi các email welcome, nuôi dưỡng,… để duy trì tương tác với họ. Trong nội dung email, hãy cố gắng xây dựng hình ảnh thương hiệu hoặc cá nhân là chuyên gia với khách hàng vậy thì họ sẽ dễ nhớ hơn.

Các phần tự động này Mautic làm rất tốt và hoàn toàn tự động, thậm chí bạn có thể lọc ra các khách hàng thực sự tiềm năng sau các chuỗi email đó để push sale.

Địa chỉ IP của bạn đã bị đánh spam

Đây là trường hợp phổ biến đối với các doanh nghiệp sử dụng domain share host hoặc dùng dịch vụ email server của 1 đơn vị không uy tín. Đại loại nếu dùng share host mà có 1 người đi spam là nguyên cái danh sách domain trên cái host đó cũng bị vạ lây. Hoặc sử dụng email server cũng tương tự.

Giải pháp

Địa chỉ IP xấu khiến thư đến bị chuyển vào spam nhưng hầu như chúng ta không có cách nào để thay đổi. Cách tốt nhất và duy nhất để giải quyết trường hợp trên là bạn sẽ phải đổi host, email server. Như vậy địa chỉ IP của bạn sẽ trở nên uy tín hơn, tình trạng mail bị vào spam cũng sẽ cải thiện và bạn chỉ cần tạo nên những nội dung thông điệp muốn truyền tải đến đúng đối tượng khách hàng của mình.

Tỷ lệ mở email thấp

Điều này có nghĩa là các bên cung cấp dịch vụ email sẽ biết được người dùng có đọc được mail hay không. Nếu bạn gửi nhiều mà người dùng không đọc thì nó sẽ hiểu là người dùng không quan tâm và cho rằng bạn đang spam.

Giải pháp

Để cải thiện tỉ lệ mở thì bạn cần phải segment list data hiện tại của mình để gửi nội dung chính xác hơn. Ngoài ra cần phải tối ưu subject, tiến hành A/B testing để tối ưu open rate. Phần này Mautic hỗ trợ rất tốt.

Thời gian sử dụng email của người dùng quá thấp

Bộ lọc thư rác của nhà cung cấp email như gmail sẽ biết được tần suất người sử dụng email đó.

Ví dụ bạn thường xuyên gửi email tới rất nhiều những địa chỉ email mà không còn hoạt động (email rất lâu không được sử dụng hoặc rất hiếm khi sử dụng) thì nó cũng sẽ cho email sau này bạn gửi vào spam email.

Giải pháp

Đây là nguyên nhân khiến thư đến bị chuyển vào spam không được phổ biến, rất nhiều bạn bảo giờ có gần cả trăm data thì khai thác thế nào. Nhưng khi hỏi thêm thì mới biết data này được tích lũy từ 5-7 năm trước, dấu chấm hỏi rất lớn cho chất lượng của tệp data này.

Do đó, hãy thường xuyên tương tác, làm sạch và cập nhật danh sách data của mình. Đối với Mautic, bạn có thể tự động xóa các data ra khỏi hệ thống sau 1 thời gian không nhận được tương tác như Open mail từ họ. Ví dụ bạn sẽ chạy campaign để xóa tất cả các contact trong vòng 1 tháng mà không đọc bất cứ 1 email nào từ bạn.

Email không có nút hủy đăng ký (unsubcribe)

Email không đính kèm nút hủy đăng ký giống như việc bạn mời họ vào nhà rồi khóa tất cả các cửa không cho họ ra vậy.

Do đó các email gửi đi luôn luôn phải có nút để khách hàng hủy nhận tin nếu họ không muốn nhận tin nữa, nếu không họ sẽ đánh dấu spam khi họ bắt đầu cảm thấy bạn đang làm phiền họ.

Chứa các keyword mang tính spam

Các bộ lọc spam có thể đọc được text, do đó, nó có thể kiểm tra được trong email và tiêu đề của bạn có các từ ngữ mang yếu tố spam, quảng cáo hay không.

Dưới đây là danh sách  các từ ngữ mà bạn nên tránh hoặc hạn chế sử dụng:

– quảng cáo, giảm giá, khuyến mãi, ưu đãi, chiết khấu, đặt hàng ngay, …

Sử dụng html mail

Theo thống kê thì việc dùng html thì tỉ lệ vào spam sẽ cao hơn so với dùng text đơn thuần. Một số chú ý khi dùng html:

• Đúng kích thước hiển thị khi tới mailbox
• Không để hình ảnh quá nặng
• Không dùng nhiều font chữ, hoặc font chữ quá màu mè
• Test kĩ hiển thị trên mobile, pc,… trên từng thiết bị.

Phần này, TriggerM đề xuất bạn sử dụng Text, hạn chế sử dụng html nhé

Dùng Template có sẵn

Đối với những template có sẵn mà đã có người mang nó đi spam thì khi bạn dùng template đó gửi thì bộ lọc của mail spam nó cũng sẽ nhận ra và đưa vào spam. Phần này TriggerM đề xuất bạn tự tạo email từ 1 trang trắng là tốt nhất, càng đơn giản càng hiệu quả.

Trên đây là 11 lỗi khiến thư đến bị chuyển vào spam và cách khắc phục. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng Email Spam, bạn có thể tham khảo giải pháp của TriggerM với việc sử dụng hệ thống Marketing Automation để gửi mail. TriggerM đảm bảo giúp bạn trong việc thiết lập địa chỉ Email Marketing chuẩn và có cái giải pháp giúp doanh nghiệp bạn có hướng làm Email Marketing chuẩn, tỷ lệ Spam sẽ được cải thiện và đảm bảo tỷ lệ Email Spam <10%.