Bộ lọc spam là gì và cơ chế lọc thư rác hoạt động như thế nào ?

Bộ lọc spam, hay còn gọi là bộ lọc thư rác, luôn có mặt trong mọi quá trình gửi email. Hiện nay, các bộ lọc spam ngày càng thông minh và mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Bất kể bạn gửi một email quảng cáo, tin tức hoặc chăm sóc khách hàng …., chắc chắn cũng phải đi qua bộ lọc. Và sau đó, số phận của nó sẽ được quyết định nằm trong mục chính, thư rác, quảng cáo hay xã hội….v.v.

Bạn không thể kiểm soát việc email của mình không bị lọc. Nhưng bạn có thể tùy chỉnh email vào thư mục nào sau khi lọc. Đúng vậy. Hãy chú ý bởi đây là yếu tố quan trọng đóng vai trò thiết yếu trong sự thành công của chiến email marketing. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giải đáp giúp bạn bộ lọc spam là gì. Đồng thời tìm hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của chúng. Nếu bạn đang tiếp thị email, hãy dành 3 phút để theo dõi.

Bộ lọc thư rác là gì ?

Những loại email không được người dùng đồng ý nhận hoặc bị nhiễm vi-rút được gọi là email spam – Thư rác. Chúng bị các hệ thống lọc spam phát hiện và ngăn không cho vào hộp thư đến. Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) sử dụng các bộ lọc nhằm chặn hành vi phát tán thư rác. Các doanh nghiệp cũng sử dụng hệ thống chặn spam để bảo vệ nhân viên và mạng của họ.

Bộ lọc thư rác áp dụng cho cả email đến (email vào mạng) và email đi (email rời mạng). ISP thường sử dụng cả hai phương pháp để bảo vệ người dùng. Còn các công ty, tổ chức thường chỉ tập trung vào các bộ lọc gửi đến.

Có nhiều giải pháp lọc thư rác có sẵn. Chúng có thể được lưu trữ trong “đám mây” trên máy chủ máy tính hoặc được tích hợp vào ứng dụng email như Microsoft Outlook.

Phân loại các hệ thống lọc thư rác spam

Thành thật mà nói, bộ lọc thư rác rất khó xác định. Vì không có bộ lọc duy nhất nào sử dụng chung cho các nhà cung cấp hộp thư. Thực tế, mỗi nhà cung cấp, công ty và người dùng cá nhân có thể sử dụng hoặc cấu hình riêng cho bộ lọc spam của họ. Dưới đây là 3 loại hệ thống phát hiện thư rác thường tồn tại trong quá trình gửi email.

Bộ lọc spam Gateway (Cổng vào)

Bộ lọc thư rác cổng vào thường nằm sau tường lửa của mạng. Nó tìm kiếm bất kỳ mối đe dọa email nào đến với mạng. Thông thường, các bộ lọc cổng vào sẽ là phần cứng vật lý được đặt tại máy chủ thay vì lưu trữ trên đám mây. Ý tưởng về tên Bộ lọc spam Gateway cũng xuất phát từ đây. Thư phải qua được “cổng an ninh” trước khi vào được mạng của công ty.

Hệ thống lọc thư rác được lưu trữ (Hosted spam)

Không giống như bộ lọc Gateway, hệ thống lọc Hosted spam thường dựa trên đám mây. Nó có thể hoạt động trước khi email đi vào mạng tương tự như bộ lọc cổng hoặc được sử dụng trong mạng của tổ chức.

Các bộ lọc thư rác này phát hiện bất kỳ email spam gửi đến tiềm ẩn nào. Một lợi ích của hệ thống lọc spam được lưu trữ trên đám mây là chúng có thể được update nhanh chóng với phần mềm mới nhất. Điều này cho phép khách hàng luôn có sản phẩm cập nhật nhất.

Các bộ lọc thư rác được lưu trữ thường do các bên thứ ba điều hành và cung cấp các dịch vụ đăng ký. Một ví dụ về bộ lọc hosted spam là SpamTitan.

Bộ lọc thư rác trên máy tính để bàn (Desktop)

Bộ lọc Desktop spam do người dùng cài đặt. Chúng thường được tải cục bộ xuống máy tính. Lợi ích của bộ lọc máy tính bàn là chúng có thể được người dùng tùy chỉnh cấu hình. Việc này cho phép các kỹ thuật lọc được thiết lập phù hợp riêng cho nhu cầu của họ.

Cơ chế hoạt động của các bộ lọc spam

Các bộ lọc thư rác sử dụng phương pháp “Heuristics“. Cụ thể, mỗi email phải tuân theo hàng nghìn quy tắc (thuật toán) được xác định trước. Mỗi quy tắc chỉ định một điểm số cho xác suất của thư là spam. Nếu điểm vượt qua một ngưỡng nhất định, email sẽ bị gắn cờ là thư rác.

Có nhiều loại tiêu chí để đánh giá spam:

• Lọc nội dung. Bộ lọc sẽ phân tích cú pháp nội dung, quét các từ thường được sử dụng trong email spam.
• Bộ lọc tiêu đề. Hệ thống sẽ kiểm tra nguồn tiêu đề email để tìm thông tin đáng ngờ. Chẳng hạn như địa chỉ email của kẻ gửi thư rác.
• Lọc theo danh sách chặn. Hệ thống lọc sẽ ngăn chặn các email đến từ những địa chỉ IP đáng ngờ. Đi xa hơn, một số bộ lọc còn kiểm tra danh tiếng, uy tín của địa chỉ IP.
• Bộ lọc dựa trên quy tắc. Những hệ thống này áp dụng các quy tắc tùy chỉnh do tổ chức thiết lập. Mục đích nhằm loại trừ email từ những người gửi cụ thể hoặc email chứa các từ ngữ spam trong dòng chủ đề hoặc nội dung.

Các nhà tiếp thị email cần chú ý điều gì để không bị hiểu nhầm thành spam ?

Hiện nay, lọc thư rác là điều bắt buộc để bảo vệ quyền lợi người dùng. Người ta ước tính rằng 70% tổng số email được gửi trên toàn cầu là spam.

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, các hệ thống lọc sẽ có thể “lọc nhầm hơn bỏ xót”. Vậy nên, không ít đơn vị từng gặp rắc rối với việc email gửi vào spam. Cho dù là gửi đến danh sách người đăng ký nhận tin.

Thay vì lo sợ và xem các bộ lọc như kẻ thù, bạn cần biến chúng thành công cụ có lợi cho mình. Hãy nghiên cứu bài viết này để nắm rõ cách hoạt động của chúng. Đồng thời cải thiện khả năng gửi email của mình. Như vậy, bạn sẽ có nhiều lợi thế cạnh tranh khi làm email marketing.

Chúc bạn thành công !