6 bước của lời xin lỗi hoàn hảo

Theo giáo sư về quản lý nguồn nhân lực tại ĐH Kinh doanh Fisher (thuộc ĐH bang Ohio, Mỹ), ông Roy Lewicki, có một cấu trúc xin lỗi tốt mà mọi người đều nên tuân theo.

Là chuyên gia đàm phán, ông Lewicki đã dành nhiều năm nghiên cứu xem điều gì tạo nên lời xin lỗi. Giống như bất kể câu chuyện nào, ông tin muốn xin lỗi, phải bám vào một cấu trúc nhất định, gồm 6 bước như sau.

1. Biểu hiện sự hối tiếc

Để bắt đầu, bạn chỉ cần nói với người kia rằng bạn xin lỗi vì những gì đã làm. Quan trọng là bạn phải làm đúng phần này, vì nó là cơ sở cho những bước tiếp theo. Ngữ điệu rất quan trọng. Nếu bạn nói thiếu chân thành, giọng mỉa mai hoặc khó chịu, thì lời nói ra chẳng ý nghĩa gì.

“Hãy cố gắng bày tỏ mình rất ăn năn vì sai lầm. Bạn có thể nói ‘Tôi thực sự, thực sự xin lỗi” và thể hiện cảm xúc day dứt, ăn năn trong đó. Còn với giọng mỉa mai, bạn nói ‘Tôi xin lỗi nếu đã xúc phạm bạn’, sẽ làm giảm niềm tin của người nghe rằng bạn có thành ý”, Lewicki nói.

2. Giải thích

Nếu làm tốt bước một, bạn sẽ có cơ hội giải thích để đối phương biết có một lý do đằng sau sai lầm đã mắc phải. Nếu bạn đời nghĩ bạn đã làm sai vì thiếu suy nghĩ hoặc không quan tâm, lý do thực tế được nói ra sau đó có thể khiến họ dịu lại.

3. Thừa nhận trách nhiệm

Đây là điều khó nói với một số người vì nó đòi hỏi phải từ bỏ cái tôi và tâm thế phòng thủ. Tuy nhiên, khi làm sai điều gì đó, hãy thừa nhận.

Đối phương biết bạn có sự chân thành, biết mình sai ở đâu và dũng cảm chấp nhận điều đó. Đổ lỗi chỉ khiến mọi thứ tồi tệ hơn.

4. Hứa không lặp lại

Đây là lúc sự chân thành phát huy tác dụng. Bạn phải hứa không để bất cứ điều gì tương tự xảy ra nữa. “Trong nghiên cứu, chúng tôi phát hiện bước này hóa ra lại là bước quan trọng nhất”, chuyên gia nói.

Nhưng Lewicki cũng lưu ý rằng, một khi đã hứa thì phải nghiêm túc thực hiện. Nếu hứa rồi lại mắc sai lầm và xin lỗi, chẳng ai tin bạn nữa.

5. Sửa chữa sai lầm

Hãy cho bạn đời biết bạn không chỉ xin lỗi mà còn lên kế hoạch sửa chữa lỗi lầm. Hành động này về lâu dài sẽ khiến những lời ăn năn dễ dàng được chấp nhận hơn nhiều.

“Nếu có thiệt hại trong hành động của mình, hãy đề nghị thanh toán hoặc sửa chữa thiệt hại đó. Nếu có thiệt hại tinh thần thì một bó hoa hồng hoặc một hộp socola có thể giúp ích cho bạn”, Lewicki nói.

6. Xin tha thứ

Điều thú vị là nghiên cứu của Lewicki phát hiện đây là yếu tốt ít quan trọng nhất trong lời xin lỗi. Nếu bạn đã thực hiện tốt năm bước trên, bước này chỉ mang tính hình thức.

“Tuy nhiên, cũng tùy mức độ sai lầm. Vì dụ, bạn quên mang pizza về vào bữa tối như đã hứa khác với việc cô ấy phát hiện bạn đang gặp một phụ nữ. Nhưng nếu sai lầm có thể sửa và người gây lỗi thể hiện rằng sẽ không tái phạm, nhiều khả năng lòng xin cơ bản được xây dựng lại, nhưng sẽ mất thời gian”, giáo sư Lewicki phân tích.